A projektek tervezésének és végrehajtásának folyamata projekt ciklus néven is ismert. A ciklus kiindulópontja a projekt ötlet, melyet a helyzetelemzés után egy végrehajtó és egy értékelő munkatervvé kell fejleszteni. A cél egy olyan stratégia keret kialakítása, mely egyben biztosítja a projekthez kapcsolódó érdekcsoportok véleményének megkérdezését és a releváns információk rendelkezésre állását. Ezáltal a struktúra lehetőséget ad a kellően megalapozott döntések meghozatalához a ciklus minden kulcsfontosságú szakaszában.

A projekt ciklus három szakaszra bontható, melyek a következők:

• Előkészítés - a tervezés és programozás szakasza
• Lebonyolítás - a projekt végrehajtásának és nyomon követésének, monitoringjának szakasza
• Ellenőrzés - utólagos értékelés és tapasztalatok leszűrésének szakasza

A projektciklus

Az előkészítés szakaszában, kerül sor az elemzésekre a problémák, korlátok és lehetőségek feltárása céljából. Az elemzések alapján operatív projekttervek készülnek. A projektterv részletes kidolgozása a kedvezményezettek és az egyéb érdekcsoportok bevonásával történik. Az elkészült projekttervek esetén szükség van azok megvalósíthatóságának (sikeres lesz-e várhatóan a projekt?) és fenntarthatóságának (képes-e hosszú távon előnyöket biztosítani a projekt a kedvezményezetteknek?) értékelésére.

A végrehajtási szakaszban történik a projekt beindítása és megvalósítása. A projekt végrehajtása során szükség lehet szakmai segítségnyújtási-, munkavégzési- illetve szállítási pályázatok kiírására és szerződések megkötésére. A végrehajtás során a projektgazdának a projekt időtartamától függően egyszer vagy akár többször is értékelnie kell, hogy a projekttervekhez képest milyen tényleges előrelépéseket sikerült elérni a végrehajtás során. Az elkészült középtávú, időközi értékelés alapján eldönthető, hogy a projekt jó úton halad-e, s valóban a kitűzött célok megvalósítását szolgálja-e. Az értékelés továbbá segítséget nyújt a projektgazdának, hogy a projekt kidolgozása óta eltelt idő alatt történt jelentős változások fényében módosítsa a projekt irányát, illetve bizonyos célkitűzéseket.

Az értékelési szakaszban, a projekt végrehajtásának lezárulásával, a projektgazda értékeli, hogy a projekt milyen eredményeket ért el és ezek alapján levonja a tanulságokat. Az értékelés során levont tanulságok a jövőbeni programok és projektek tervezése során felhasználhatók.

Forrás: Rapcsák-Heil: PHARE Kézikönyv